Qué es la factura proforma, para qué sirve y cómo hacerla

Cada vez es más común que, al hacer una transacción comercial internacional, primero se utiliza una factura proforma; por lo tanto, en este expedir Te vamos a mostrar todo lo que necesitas comprender al respecto.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento provisional que se entrega al cliente y donde se especifican los detalles de la actividad comercial futura lo que va a suceder; o sea, se incluye el precio base y los impuestos que corresponden según los servicios a desarrollar.

Este archivo no posee exactamente el mismo valor que una factura ordinaria y lo que hace es declarar el compromiso del vendedor para proporcionar recursos y servicios concretos a un precio específico.

¿Para qué sirve?

La única función que tiene es informar; entonces, la factura proforma no se contabiliza y no pertenece a la contabilidad de la compañía, a fin de que no tengas que declararlo ni liquidarlo, solo sirve para informar y registrar las condiciones de venta de un producto o servicio a tus clientes.

De este modo, si tienes un problema con un cliente, la factura proforma es el archivo que certifica legalmente que ha existido algún rastro de actividad económica entre las dos partes.

¿Cuándo se usa una factura proforma?

Puedes usarlo cuando desees informar a los usuarios de los detalles de una transacción financiera, aunque lo más recurrente es utilizarlos para declarar el valor de la mercancía en aduana.

Aquí te exponemos las situaciones en los que las facturas proforma se usan con mayor frecuencia:

  • por justificar una operación que no ha terminado: o sea, el cliente aún no ha recibido la mercancía y el proveedor no ha cobrado.
  • por señala las condiciones de venta.
  • Cómo oferta comercial.
  • Cómo prueba de envío de muestras a usuarios potenciales.

¿Qué validez legal tiene?

Al comprobar la validez legal de una factura proforma Es requisito investigar tres escenarios:

  • Contractual: No posee validez como comprobante de pago ni compromete al emisor a realizar ningún contrato. Eso sí, si se lleva a cabo la transacción económica, se tienen que respetar las condiciones a lo largo del tiempo correcto en la factura.
  • Contador: la factura proforma solo es válida a título informativo y no sirve como prueba.
  • Fiscal: jamás puede ser un archivo fiscal válido para Hacienda, en caso de inspección o bien requerimiento, puesto que no se contabilizan las facturas pro forma.

¿Qué debería incluir?

Para saber cómo llevar a cabo una factura proforma, lo primero que necesita es saber qué datos tienes que integrar y cuáles no. Lo más recurrente es añadir exactamente los mismos campos que para una factura convencional, aunque detallando que es un proforma en la cabecera.

Más lejos, puedes integrar una numeración para controlar todas las facturas proforma emitido, aunque no se frecuenta hacer porque no se pueden numerar como facturas comerciales.

¿Qué información contiene?

Lo más frecuente es utilizar una factura común como un ejemplo de plantilla para su factura proforma. Aquí te mostramos el información que normalmente se agrega:

  • Cabecera especificando que se trata de una factura proforma.
  • Fecha inconveniente.
  • Identificación del proveedor: NIF, nombre comercial, razón popular, datos de contacto y dirección.
  • Datos del destinatario: lo mismo que en el caso del proveedor.
  • Descripción del bienes y prestaciones.
  • Base imponible.
  • Cuota de IVA o bien impuesto sobre la renta de las personas físicas.
  • Coste total.
  • Moneda usada en la operación.
  • Otra información que puede ser primordial o relevante.

¿Llevan IVA?

Como vió, la tasa de IVA aparece en la plantilla de una factura proforma; aún de esta forma, a nivel fiscal y contable no tiene validez y, por tanto, no tiene función tributaria.

Cómo expedir facturas proforma

El uso de facturas proforma es muy común en el momento en que se hacen transferencias comerciales internacionales. En estos casos, la mayoría de programa de facturación tiene la opción de crear una factura proforma y enviarla por correo electrónico; además puedes descargarlo en PDF y envíelo por otro medio si lo desea.

En caso de que el cliente admita las condiciones de la factura proforma, el proveedor puede transformarlo en uno convencional y emitirlo para que el cliente realice el pago posterior.

Factura proforma o bien presupuesto: diferencias

Aunque la función de un presupuesto y una factura proforma es exactamente la misma, para reportar al cliente a lo largo de la negociación, existen diferencias entre ambos documentos.

Lo más habitual es que el cliente recibe una cotización cuando pide información sobre un determinado producto o servicio; En este documento se especifica el valor y la iniciativa comercial de la compañía.

En caso de que el cliente admita el presupuesto y el cliente quiera obtener más datos de la parte económica, lo que se haría sería enviar la factura proforma; Si no lo requiere, no es requisito enviar este segundo archivo. En otras palabras, el proceso de compra / venta sería el próximo:

  1. Presupuesto.
  2. Factura proforma: si lo pide el cliente.
  3. Ejecución de la transacción económica.
  4. Factura.

¿Y entre una factura comercial y una proforma?

Al mirar una factura comercial y una proforma podemos ver que son muy semejantes, aunque no tienen nada que llevar a cabo. La primordial distingue es que factura convencional tiene validez fiscal y no se puede cambiar; Por su lado, la proforma no tiene validez legal y puede alterarse.

En todo caso, tienes que comprender que una factura proforma nunca debe sustituir un comercialPodría decirse que es un boceto; Por consiguiente, si el cliente permite el contenido del archivo proforma, lo que tiene que hacer el proveedor es transformarlo en un archivo ordinario.

En resumen, lLa factura proforma se acostumbra usar en transacciones comerciales de todo el mundo aunque solo es válida a título informativo. Por consiguiente, si tu cliente te pide más información sobre la parte económica de una adquisición / venta, lo destacado es mandarle una factura proforma.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Esta web utiliza cookies propias y de terceros para su correcto funcionamiento y para fines analíticos y para mostrarte publicidad relacionada con sus preferencias en base a un perfil elaborado a partir de tus hábitos de navegación. Al hacer clic en el botón Aceptar, acepta el uso de estas tecnologías y el procesamiento de sus datos para estos propósitos. Más información
Privacidad